Medir o processo é uma forma de obter resultados para tomada de ações na redução dos desperdícios.

A linguagem que sensibiliza a direção de uma empresa não é a qualidade nem a quantidade e sim o dinheiro.

Os relatórios de desempenho de qualidade são de fundamental importância para as ações de melhorias dos processos, porém muitas das vezes não sensibiliza a direção da empresa para uma ação concreta que traz o resultado esperado por todos.

Quando informamos que o índice de refugo do mês é de 0,5% provavelmente este numero dá para conviver na visão da direção, então se defini em reduzir para os próximos meses 0,1%. Percebe-se que número relativo ou quantitativo não tem o impacto desejado para uma ação imediata. Porém se informamos que o refugo de 0,5% representa R$ 50.000,00 é que este valor corresponde a 5% do faturamento bruto da empresa com certeza a ação da direção da empresa será imediata de reduzir drasticamente esta perda. Agora o numero relativo tem seu impacto porque está associado a um valor monetário.

Temos varias ferramentas e métodos que medem o desempenho quantitativo e qualitativo das empresas. Mas nenhuma ferramenta ou método tem tanta eficácia para uma empresa quanto o Custo da Qualidade, ou seja, o custo de fazer certo e o custo de fazer errado. Esta metodologia mede aquilo que a alta direção tem afinidade, o dinheiro.

O custo da qualidade é o custo decorrente das imperfeições do processo, isto é, de não conseguir projetar, produzir e entregar 100% de qualidade aos clientes.

O custo da qualidade divide-se em custo de prevenção, custo de avaliação, custo de falhas internas e custo de falhas externas.

- Custo de prevenção - São todos os custos incorridos para evitar que falhas aconteçam (os custos associados às ações de prevenção, investigação das causas ou redução de defeitos e falhas). Tais custos têm como objetivo controlar a qualidade dos produtos, de forma a evitar gastos provenientes de erros no sistema produtivo. (Exemplo: Revisão de novos produtos, Treinamento do pessoal para a qualidade, Controle do projeto, Revisão do Projeto e outros).

- Custo de Avaliação – São custos necessários para avaliar a qualidade do produto pela primeira vez e assim, detectar falhas e inconsistências antes que o produto seja posto no mercado. (Exemplo: Inspeção da Matéria prima, Inspeção do processo, Testes ao equipamento e outros).

- Custo de falhas internas - São todos aqueles incorridos devido a algum erro do processo produtivo, seja ele falha humana ou falha mecânica. Quanto mais cedo erros são detectados, menores serão os custos envolvidos para corrigi-los. ( Exemplo: Refugos, Sucatas, Retrabalhar o produto, Reinspeção dos produtos retrabalhados e outros).

-Custo de falhas externas - São aqueles decorrentes de falhas no produto ou serviço quando estes se encontram no mercado e/ou são adquiridos pelo consumidor final. Falhas externas ocasionam grandes perdas em custos intangíveis, como destruição da imagem e credibilidade da empresa. Quanto mais tarde erros forem detectados, maiores serão os custos envolvidos para corrigi-los, além de ocasionar perdas que muitas vezes são irreversíveis.(Exemplo: Atendimento a reclamações, Tratamento serviço Pós-venda, Devolução de materiais e outros)

O uso dessa metodologia valoriza e gerencia os investimentos para a redução do desperdício.

O sucesso para redução dos desperdícios está no uso adequado de métodos e ferramentas da qualidade para organizar os processos.

Os métodos e ferramentas da qualidade que organiza os processos são:

- 5S é uma ferramenta que tem como metodologia “organização padronizada”. Trata-se de uma filosofia de organizar e gerenciar o espaço de trabalho com o propósito de melhorar a eficiência através da eliminação de materiais não mais usados, melhorando o fluxo de trabalho e eliminando os processos desnecessários.

- Single Minute Exchange of Die ou SMED (Única troca minuto do dado) é um método de “mudança rápida de ferramentas”. Utilizado em linhas de produção para reduzir desperdício de tempo com baixos custos, otimizando o processo através da reconfiguração das ferramentas da linha de produção, eliminando e reduzindo gargalos e tornando o processo mais flexível.

- Total Productive Maintenance ou TPM (Manutenção Produtiva Total) é um método a fim de eliminar perdas, reduzir paradas, garantir a qualidade e diminuir custos nas empresas com processos contínuos. O termo Produtiva Total significa o envolvimento e comprometimento de todos os empregados, ou seja, todos protegem o equipamento que usam. O objetivo do TPM é atingir o menor número possível de acidentes, defeitos e avarias nos maquinários e equipamento.

- Just in time (apenas o tempo ) é um método de administração da produção que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora certa. Tem como objetivo reduzir estoques e os custos decorrentes. Este método está relacionado ao de produção por demanda, onde primeiramente vende-se o produto para depois comprar a matéria prima e posteriormente fabricá-lo. O estoque de matérias primas é mínimo e suficiente para poucas horas de produção. Os fornecedores são treinados, capacitados e conectados para que possam fazer entregas de pequenos lotes na hora desejada. A ferramenta necessária para o funcionamento do sistema Just In Time é o Kanban.

- Kaizen (mudança para melhor) é uma método de trabalho direcionado para melhoria contínua ou aprimoramento contínuo, visando o bem da empresa como do homem que trabalha nela. Parte do princípio de que o tempo é o melhor indicador da competitividade, atua de forma a reconhecer e eliminar os desperdícios existentes na empresa, sejam em processos produtivos, projeto e desenvolvimento, produtos novos, manutenção de máquinas ou, ainda, processos administrativos. Traz resultados concretos, tanto qualitativamente, quanto quantitativamente, em um curto espaço de tempo e a um baixo custo (Isto significa aumento na lucratividade). Sempre com o apoio de uma equipe para alcançar metas estabelecidas pela alta direção da empresa. O lema do kaizen é “melhorar sempre”.

Desperdício é todo e qualquer recurso que se gasta na execução de um produto ou serviço além do estritamente necessário (matéria-prima, materiais, tempo, dinheiro, energia e outros.). Dispêndio extra acrescentado aos custos normais do produto/ serviço, sem trazer qualquer melhoria ao cliente.

Desperdício é sinônimo de improdutividade e de falta de qualidade.

Estatísticas comprovam que o desperdício está incorporado à cultura nacional.

O desperdício custa ao Brasil anualmente US$ 90 bilhões, principalmente nos setores de produção de alimentos, transporte, construção civil e industrial.

O Brasil joga na lata do lixo o equivalente a R$ 12 bilhões em alimentos por ano. Essa montanha de comida daria para alimentar cerca de 30 milhões de pessoas, ou 8 milhões de famílias durante um ano inteiro. (Fonte: Secretaria de Agricultura e Abastecimento do Estado de São Paulo)
No Brasil existem 44 milhões de pessoas ameaçadas pela fome (Fonte: site do programa fome zero).

Isto significa que os nossos governantes não tem a preocupação de reduzir o desperdício em conseqüência disso aumentam os gastos.

Reduzir desperdício tem que estar entranhado no nosso dia-a-dia, no cotidiano de cada cidadão como uma cultura a ser seguida e uma educação a ser cumprida.

Comece a reduzir o desperdício em sua empresa pelo refeitório e lá que consiste a cultura e a educação de todos os colaboradores de sua empresa. Vejamos pessoas que deixam alimentos nos pratos porque é moda na sociedade, ou onde se alimentam após o término tem alguém para fazer a limpeza porque local fica… ou a gulodice o efeito da gula predomina porque pensam primeiro neles depois os outros.

Para que sua empresa tenha êxito na redução de desperdício é importante que se conheça e crie uma força tarefa para os 7 tipos de desperdícios:

1. Produzir além do estritamente necessário

- Cresce o investimento em estoques, imobiliza capital antes do tempo, aumenta as despesas financeiras;

- Ocupa maior espaço e amplia desnecessariamente as instalações;

- Estoques excessivos desestimulam a alta produtividade das equipes;

2. Produtos/serviços em fila esperando para serem executados

- O cliente submete-se a longa espera porque a empresa não dispõe de processo ágil de atendimento. Muitos não se submetem a isso e acabam procurando o concorrente.

3. Transportar produtos/serviços entre máquinas e seções

- Desperdício de tempo que não agrega valor ao cliente e gera custos extras.

4. Movimento das mãos e do corpo, além do necessário

- Quando o processo de trabalho não é adequado, as pessoas acabam trabalhando além do necessário, com menor produtividade.

5. Problemas e definição de planejamento do produto

- Erros na concepção do produto e/ou nas diversas etapas de sua elaboração acarretam grandes perdas: de material, tempo, hora/homem e hora/máquina, elevando os custos.

6. Produção com defeitos

- Pior dos desperdícios. Gera retrabalho custo de recuperação ou mesmo a perda total do esforço e do material. O risco de perder clientes, no caso, é elevadíssimo.

7. Estoques além do necessário

- Para compensar erros e defeitos de produção, precisa-se de maior estoque de matérias-primas

Desperdício é uma doença que precisa ser tratada e curada.

O medicamento para o tratamento da cura é a vontade de mudança cultural de todos envolvidos no processo e o uso adequado dos métodos e ferramentas para organizar e mensurar os processos.

Este medicamento será visto nos próximos artigos, Controlando os desperdícios parte 2-Como organizar os processos para reduzir os desperdícios e Controlando os desperdícios parte 3 - Como mensurar os processos para reduzir os desperdícios.

Analogia entre a empresa e o avião, consiste que ambos estejam em controle constante, de outra forma a tragédia será inevitável. No avião os controles tem que estar sempre a disposição em qualquer hora que for necessário, com a funcionalidade confiável e no tempo hábil. O mesmo ocorre com a empresa.

A função do comandante do avião e de sua tripulação é seguir regras rígidas de procedimentos para que os objetivos definidos sejam atendidos sem nenhuma anormalidade, ou seja, o passageiro chegue ao destino são e salvo.

A função do dirigente da empresa e de seus funcionários é seguir regras rígidas de procedimentos para que os objetivos definidos sejam atendidos sem nenhuma anormalidade, ou seja, o cliente receba seu produto na data e em conformidade acordada.

O Comandante tem a sua disposição o painel de controle com todos os indicadores para controlar e tomar as decisões que melhor lhe convém. O Dirigente tem a sua disposição um sistema de gestão com todos os indicadores para controlar e tomar as decisões que melhor lhe convém. Tanto o painel de controle quanto o sistema gestão, são indicadores desde que sejam alimentados de informações.

O sucesso do vôo está em uma boa checagem dos indicadores, através do check list como por exemplo:

• Pré partida;
• Partida dos motores;
• Pré taxi;
• Pré decolagem;
• Pós pouso;
• Corte dos motores;
• Pós decolagem;
• Cruzeiro;
• briefing de aproximação IFR;
• Pré pouso.

O sucesso da empresa está em um bom gerenciamento dos indicadores, através do check list como por exemplo:

• Ponto de equilibrio;
• Custos fixos;
• Margem de contribuição do produto vendido;
• Índice de produtividade por setor e funcionário;
• Índice de eficiência por setor e funcionário;
• Índice de Não conformidade;
• Índice de retrabalho;
• Custo da não conformidade;
• Custo do retrabalho;
• Lucro.

O avião e a empresa estão em riscos constantes, um depedendo das condições climáticas e a confiabilidade do equipamento, outro depedendo da estabilidade do mercado e da disposição do consumidor em adquirir. Ambos estão envolvidos em constantes inovações, seja pela prestação do serviço ou produto, seja pela tecnologia em hardware ou software. O mercado está sempre a procura de serviço e produto diferenciado, isto faz com que as companhias áreas estejam sempre inovando em termos de aeronaves modernas e serviços a custos acessíveis. As empresas estão em busca de novos produtos e uma nova gestão estratégica de negócios com abordagem “Total Quality Management” ou simpliemente TQM que consiste em:

• aumentar a satisfação e a confiança dos clientes;
• aumentar a eficiência e produtividade;
• reduzir os custos internos;
• melhorar os processos de modo contínuo;
• possibilitar acesso mais fácil a novos mercados.

Tanto o avião como a empresa tem um só objetivo, sobreviver. Esta sobrevivência podemos definir como crescimento e desenvolvimento. O crescimento está correlacionado a expansão física, a receita, a lucratividade, o serviço e a produção. O desenvolvimento está correlacionado a qualidade do produto e serviço, a qualificação da mão de obra, o aperfeiçoamento do processo e a maturidade das pessoas para as mudanças.

As empresas brasileiras gastam 3% do seu faturamento bruto em concertos e reparos, enquanto a media mundial não ultrapassa 0,1%.

Embora ocupe o sétimo lugar entre os maiores produtores mundiais, o parque industrial brasileiro caracteriza-se pela inadequação aos padrões internacionais. Apenas 10% das empresas nacionais produzem de acordo com os níveis de qualidade exigidos no exterior.

Enquanto 90% das empresas brasileira medem seus refugos e reparos por percentual (parte por 100), as empresas de padrão mundial medem parte por milhão.

Modelos ultrapassados de Gestão, técnicas de produção ineficiente e Planejamento inconsistente da qualidade são apontados como os maiores responsáveis pelas taxas negativas de crescimento registradas hoje no diversos segmentos empresáriais.

Somados, os numeros apresentados pelas empresas traçam um quadro preciso das dificuldades a serem encontradas para ingressar no mercado competitivo. Revelam ainda que há um único caminho para as empresas superarem seu crescimento e desenvolvimento: investír na qualidade.

Como fazer isto?

• Melhorar o aproveitamento da capacidade instalada.
• Eliminar desperdícios.
• Incorporar no dia-a-dia os conceitos da qualidade e produtividade.
• Investir em recursos humanos.
• Reduzir tempo e custo das etapas de produção.
• Definir claramente os processos comerciais, industriais, financeiros e qualidade
• Definir as responsabilidades e autoridades as pessoas responsáveis pelo processo.
• Normatizar os procedimentos operacionais e administrativos.
• Criar metas e tomar ações

A cada procedimento acima citado é um passo para a qualidade. A dificuldade para realizar estes procedimentos está na capacidade das empresas absorverem as mudanças a serem impostas e as metas à serem atingidas.

Se isso não for dificuldade o sucesso para crescimento e desenvolvimento será inevitável..